• Élaborer la grille horaire des cours à chaque session et mi-session. 
• Créer les cours internes et externes sur le logiciel Arc-en-Ciel. Pour les cours externes, saisir dans AEC l’entreprise/institution associée à chaque apprenant pour lier son inscription à la facturation externe.
• Attribuer les cours de français aux professeurs membres du corps enseignant.
• Élaborer le calendrier annuel des sessions.
• Superviser les inscriptions. S’assurer de la correcte création des fiches apprenants par le secrétaire des cours.
• Assurer un suivi qualité à présenter au directeur des cours après chaque période d’inscriptions sous forme de statistiques et d’analyses diachronique (nombre d’inscrits, recettes, taux de remplissage par niveau, nouveaux inscrits, abandons en cours de session).
• Pour les cours externes : vérifier les « órdenes de compra-OC » par rapport aux devis envoyés. Saisie du paiement des factures, suite à information de la comptabilité. 
• Proposer des devis adaptés aux institutions et entreprises intéressées par des cours externes
• En binôme avec le secrétariat des cours, gérer administrativement sur la plateforme digitale de gestion de cours les cours à la carte, cours en entreprise, avec les institutions partenaires et les COL. 

Assurer la gestion du Corps Enseignant et de l’équipe administrative des cours :

Pour tous les enseignants

• Gérer le suivi permanent du planning mensuel des professeurs, de leurs congés et de leur emploi du temps (EDT)

Enseignants CDI

• Saisir sur AEC et sur le document partagé de suivi tous les remplacements réalisés 
• Faire valider auprès des enseignants leurs heures mensuelles suite à la validation du directeur adjoint des cours – Calculer les primes et les régularisations et envoyer un rapport des heures réalisées par les enseignants au SG (4 périodes définies selon convention collective).
• Faire le calcul périodique de projections d’heures à attribuer/attribuées en comparaison avec leur contrat d’heures hebdomadaires et fixer la liste des professeurs prioritaires.
• Appuyer le directeur des cours pour les entretiens de fin d’année de l’équipe enseignante.

Enseignants CDD

• Remettre au SG le rapport des heures réalisées en fonction des périodes de régularisation indiquées sur le contrat, suite à la validation du directeur adjoint des cours

Enseignants Prestataires 

• Demander à l’avocat les contrats, annexes et finiquitos des enseignants prestataires, les valider et les envoyer au SG 
• Tenir à jour la fiche mensuelle d’heures réalisées, la faire valider par chaque professeur et la transmettre au SG pour traitement du paiement des honoraires, suite à la validation du directeur adjoint des cours

Equipe administrative

• Planifier et accompagner l’organisation du travail d’une équipe composée d’une coordinatrice pédagogique, d’une responsable des relations avec le public et d’un secrétaire des cours.
• En l’absence du directeur des cours, examiner les demandes de congés des membres de l’équipe et assurer la bonne continuité du service.

Assurer une partie des tâches comptables du Service des Cours :

• Gérer les factures de fournisseurs (dépenses et/ou redevances du Service des Cours) : réception, contrôle, validation par la Direction adjointe des Cours et envoi au SG et Service de Comptabilité de l’Institut
• Superviser la gestion de la fonction « Caisse » par le secrétariat des cours ( établissement des états de recettes journaliers de la Caisse ou des états de recettes périodiques, contrôle des états et envoi au Secrétariat général (SG)/Service de Comptabilité de l’Institut (tous produits confondus),contrôle périodique des notes de crédit et factures dues).
• Joindre à l’envoi des états de recettes les copies des paiements (virements et dépôts bancaires, et paiements en présentiel sur terminal Transbank)  Établir un contrôle périodique des notes de crédit et factures dues.
• Fournir en fin d’année civile (31.12) les documents demandés par l’Agent Comptable dans le cadre du bilan de l’Institut : inventaire chiffré du matériel pédagogique, liste des notes de crédit en vigueur pour utilisation année suivante, etc.

Gestion et vente de matériel pédagogique

• Assurer le suivi périodique du stock de matériels pédagogiques : contact avec fournisseur, demandes de devis – validation de devis par Direction/SG 
• Envoyer la commande validée au fournisseur – suivi de la commande : réception et contrôle des livraisons
• Envoyer les factures des commandes à mettre en paiement vers SG/Compta
• Superviser les tâches confiées au réceptionniste et au secrétaire des cours : encaissement des paiements correspondants sur AEC, programmation de l’envoi du matériel en dehors de Santiago (par mandat postal à la charge de l’acheteur) après vérification du paiement sur AEC, saisie dans AEC de la remise du matériel dans la fiche de l’apprenant.

Transversal

• Appuyer le directeur des cours dans l’élaboration du budget du service des cours et des demandes modificatrices.
• Assurer en suppléance la vente et le suivi des cours en cas d’absence de la personne en charge.
• Mettre à la signature du directeur des cours les demandes d’engagement et devis
• En collaboration avec le service communication, élaborer des outils de promotion des cours de l’IFC.

Langues : français et espagnol, oral et écrit, formel et communicationnel : au minimum B2 pour chacun des deux langues.  Habilitation correcteur-examinateur DELF-DALF souhaité.

Compétences informatiques :

• Suite office (Excel avancé)
• Outils Google
• Logiciel de gestion de cours (Arc-en-Ciel)
• Plateforme pédagogique (apolearn)
• Outils de visioconférence (zoom a minima)
• Gestion d’un CRM

Connaissances :

• Connaissance de la terminologie et logique comptable.
• Didactique du FLE
• Cadre Européen Commun de Référence pour les Langues
• Certifications et examens en FLE
• Institutions du FLE en France
• Institutions éducatives chiliennes

Qualités requises :

• Force de proposition
• Capacité à travailler en autonomie
• Capacité à travailler simultanément sur plusieurs tâches, polyvalence
• Organisation et méthode
• Rigueur et précision
• Bon contact avec le public, à l’aise dans les relations institutionnelles
• Force de persuasion
• Bonne gestion du stress
• Flexibilité
• Esprit d’équipe
• Sensibilité analytique