En l’absence d’un des collègues du Service des Cours, assurer l’interim sur le suivi des dossiers en cours.

• Assurer la gestion administrative du service de cours :

Cours internes

-Créer les cours sur AEC selon l’offre de cours définie par le Directeur Adjoint de cours. 

-Inscrire les élèves aux cours dans AEC dans les cas suivants : saisie de paiements par virements bancaires, webpay ou terminal Transbank

– Transmettre le reçu de paiement et les conditions générales à l’apprenant.

– Vérifier de manière hebdomadaire les fiches cours AEC (présence des élèves, contenus des cours, évaluation) et relancer si besoin les enseignants.

– Communiquer aux apprenants les éventuelles annulations, reports ou modifications de date/horaire des cours programmés en lien avec l’équipe de l’accueil. 

– Réaliser d’autres tâches administratives liées à une inscription : émission et envoi aux apprenants de leur carte d’élève, certificats, attestations, factures, etc. 

-Gérer les notes de crédit et les remboursements : en cas de cours fermés, établir les notes de crédit et suivre la situation individuelle de l’étudiant jusqu’au remboursement (validation interne du Directeur Adjoint des Cours, envoi de liste des remboursements au SG et Agent Comptable, inscription dans le logiciel) – communication avec les élèves.

– Gérer les demandes de report : calculs de l’excédent, communication aux élèves et émission des notes de crédit correspondantes.

Cours externes

-Créer les cours sur AEC selon l’instruction du Directeur Adjoint de cours.

-S’assurer de la correcte création des fiches apprenants selon les listes communiquées par le Directeur Adjoint des cours. 

-Saisir dans AEC l’entreprise/institution associée à chaque apprenant pour lier son inscription à la facturation externe. 

-Vérifier de manière hebdomadaire les fiches cours AEC (présence des élèves, contenus des cours, évaluation) et relancer si besoin les enseignants.

-Vérifier les « órdenes de compra-OC » par rapport aux devis envoyés. Saisie du paiement des factures, suite à information de la Compta

-Émettre les factures des cours externes (factures électroniques) et assurer le suivi des paiements sur Drive. 

-Tenir à jour le dossier Drive incluant : devis, factures, documents administratifs liés aux rémunérations des professeurs, etc. 

Cours individuels (Auto-apprentissage et particuliers) 

– Contrôler la création des cours Auto-apprentissage et particuliers créés sur AEC par la personne chargée de la vente de ce type de cours.

– Assurer en suppléance la vente et le suivi de ces cours en cas d’absence de la personne en charge.

Sessions de tests diagnostics

-Créer sur AEC les sessions de test d’orientation, profil linguistique ou autres selon instruction du Directeur Adjoint de cours

-Pour les tests de Profil Linguistique, communiquer aux personnes intéressées les informations concernant les inscriptions et le paiement. Coordonner une date/heure pour la réalisation de l’épreuve et définir la modalité (présentiel / distance)

– Solliciter les enseignants selon leur disponibilité et leur attribuer ces missions

– Dans le cas de tests d’orientation, saisir dans AEC sur la fiche individuelle de chaque futur élève le résultat de son orientation. (Historique de l’élève)

– Saisir sur AEC dans la fiche de l’enseignant les heures correspondantes à ces missions pour la rémunération 

Gestion et vente de matériel pédagogique

– Vendre directement du matériel pédagogique avec terminal Transbank  

– Encaisser les paiements correspondants sur AEC

– Programmer l’envoi du matériel en dehors de Santiago (par mandat postal à la charge de l’acheteur) après vérification du paiement sur AEC. 

– Saisir dans AEC la remise du matériel dans la fiche de l’apprenant

– Assurer le suivi périodique du stock de matériels pédagogiques : contact avec fournisseur, demandes de devis – validation de devis par Direction/SG – Envoyer la commande validée au fournisseur – suivi de la commande : réception et contrôle des livraisons

– Envoyer les factures des commandes à mettre en paiement vers SG/Compta

• Assurer partie des tâches comptables du Service des Cours :

– Gérer la fonction « Caisse » : établissement des états de recettes journaliers de la Caisse ou des états de recettes périodiques, contrôle des états et envoi au Secrétariat général (SG)/Service de Comptabilité de l’Institut (tous produits confondus)

– Joindre à l’envoi des états de recettes les copies des paiements (virements et dépôts bancaires, et paiements en présentiel sur terminal Transbank) 

– Gérer les factures de fournisseurs (dépenses et/ou redevances du Service des Cours) : réception, contrôle, validation par la Direction adjointe des Cours et envoi au SG et Service de Comptabilité de l’Institut

– Établir un contrôle périodique des notes de crédit et factures non-payées.

– Fournir en fin d’année civile (31.12) les documents demandés par l’Agent Comptable dans le cadre du bilan de l’Institut : inventaire chiffré du matériel pédagogique, liste des notes de crédit en vigueur pour utilisation année suivante, etc. 

3.- Assurer la gestion du Corps Enseignant :

Pour tous les enseignants

– Gérer le suivi permanent du planning mensuel des professeurs et de leur emploi du temps (EDT)

Enseignants CDI

– Saisir sur AEC et sur le document partagé de suivi tous les remplacements réalisés 

– Faire valider auprès des enseignants leurs heures mensuelles suite à la validation du directeur adjoint des cours – Calculer les primes et les régularisations et envoyer un rapport des heures réalisées par les enseignants au SG (4 périodes définies selon convention collective).

Enseignants CDD

-Remettre au SG le rapport des heures réalisées en fonction des périodes de régularisation indiquées sur le contrat, suite à la validation du directeur adjoint des cours

Enseignants Prestataires 

• Demander à l’avocat les contrats, annexes et finiquitos des enseignants prestataires, les valider et les envoyer au SG 

– Tenir à jour la fiche mensuelle d’heures réalisées, la faire valider par chaque professeur et la transmettre au SG pour traitement du paiement des honoraires, suite à la validation du directeur adjoint des cours

4.- Assurer d’autres tâches du service (temporaires)

– Assurer certaines tâches prioritaires des collègues du Service des Cours en cas d’absence de ces derniers selon instruction de l’Attaché de Coopération pour le français, du secrétaire général ou du directeur de l’institution. 

Langues : français et espagnol, oral et écrit, formel et communicationnel : au minimum B1 pour chacun des deux langues.

Compétences informatiques :

• Suite office (Excel)
• Suite Google
• Si possible, connaissance du logiciel de gestion de cours Arc-en-Ciel
• outils de visioconférence (zoom a minima)

Connaissances :

• connaissance de la terminologie et logique comptable

Qualités requises :

• Capacité à travailler en autonomie
• Capacité à travailler simultanément sur plusieurs tâches, polyvalence
• Organisation et méthode
• Rigueur et précision
• Bon contact avec le public, à l’aise dans les relations institutionnelles
• Bonne gestion du stress
• Flexibilité
• Esprit d’équipe
• Sensibilité analytique
• Sens de la confidentialité