Activités principales

Sous l’autorité du Conseiller de coopération et d’action culturelle (COCAC) de l’Ambassade :

• Accueil physique des rendez-vous du COCAC et téléphonique,
• Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques,
• Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage),
• Traductions de courtoisies de certains documents de coopération,
• Prise de rendez-vous, tenue de l’agenda du COCAC,
• Planification des réunions internes et externes dans les agendas électroniques et réservation des salles de réunion,
• En lien avec le COCAC, saisie et suivi de la programmation budgétaire dans le logiciel CROCUS,
• Mise en place de réunion en visioconférence (ZOOM),
• Mise en place des missions (Chili, région et France) du COCAC et appui ponctuel à celles des attachés,
• Suivi du courrier par la Valise diplomatique et transmissions des dossiers de l’AEFE.
• Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions, procès-verbaux,
• Prises de notes et rédaction de comptes rendus,
• Préparation et suivi de dossiers,
• Interface de l’AEFE et des Alliances françaises pour les questions administratives et budgétaires,
• Reproduction des documents,
• Classement et archivage des documents : courriers, notes, comptes rendus, décisions,
• Gestion des fournitures du service et matériels de bureau,
• Préparation et suivi de dossiers, y compris en appui à la gestion administrative et financière,
• Sous la responsabilité de la SG du Service culturel et en lien avec le SGA, liaison et suivi, des dossiers de résidents et des expatriés des établissements de l’AEFE,
• Appui au suivi des conventions des pôles linguistique, culturel et scientifique.

Compétences

• Parfaite discrétion, grande rigueur, qualités relationnelles et d’écoute, sens du travail en équipe, disponibilité, capacité d’organisation.
• Excellente maîtrise du français et de l’espagnol, à l’écrit et à l’oral.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques.

Qualités personnelles

• dynamisme, réactivité
• discrétion
• esprit d’équipe
• rigueur
• intégrité
• sens des relations humaines, tact et politesse
• résistance au stress
• capacité d’informer
• polyvalence
• organisation

Conditions particulières d’exercice

• Liaisons hiérarchiques : le COCAC, les attachés du service de coopération et d’action culturelle,
• Liaisons fonctionnelles : Le service culturel, le SGA et les services de l’ambassade

Conditions de rémunération

Rémunération mensuelle brute : 1 877 591 CLP
Prime de transport : 36 031 CLP
Autres bénéfices : 13e mois, assurance complémentaire de santé.
Congés : 22 jours
Lieu :
Ambassade de France
Condell 65- Providencia

Les candidatures (CV et lettre de motivation, en français et en espagnol) doivent être adressées à z.parisot@institutofrances.cl ainsi que l’adresse scg.santiago-amba@diplomatie.gouv.fr avant le 17 juillet 2024

Les candidats doivent disposer d’un statut les autorisant à travailler au Chili.