Offre d’emploi : Agent d’accueil

IDENTIFICATION DU POSTE
Intitulé du poste	Agent d’accueil et d’information du public
Nature du poste	Accueil, orientation et information du public
Horaire	24h/semaine en matinée
Salaire	411 840 pesos/mois
Contrat	CDD (12 mois) de droit local
Date limite d’envoi des candidatures	Envoyer votre Curriculum Vitae et une lettre de motivation en français et en espagnol à a.verga@institutofrances.cl y a.dressler@institutofrances.cl au plus tard le mercredi 30 mars 2022 inclus. Offre réservée exclusivement aux personnes résidentes au Chili et en possession d’un permis de travail.
Date prévisionnelle de prise de fonction	11/04/2022
PRESENTATION DU SERVICE
Mission principale du service	Accueil du public et du personnel de l’Institut.
Composition du service	Service technique composé d’1 intendant, 1 responsable informatique, 2 personnels d’accueil, 1 personnel de ménage.
Positionnement de l’agent dans l’organigramme du service	Supervisé par l’intendant et le secrétaire général (en son absence, son assistant).
MISSIONS ET ACTIVITES DU POSTE
Mission principale	Accueil/suivi du public et du personnel de l’Institut, 1er point d’entrée physique et à distance (téléphone, courriel, autre) pour l’information/orientation du public sur tous les secteurs et notamment les cours, examens et Campus France.
Missions et activités du poste	Ouverture et fermeture des locaux ; accueil du personnel de l’Institut : Mise en ordre de marche de l’établissement : connexion et/ou déconnexion de l’alarme ; ouverture et/ou fermeture des bureaux, des lumières, aération des locaux, rangement des clés (armoire à l’accueil) ; vérification, supervision des espaces publics intérieurs et extérieurs (notamment en termes de propreté), signalement des dysfonctionnements au responsable du service technique. Tenue du registre de présence du personnel de l’Institut : veiller à la bonne signature du registre par le personnel au début et à la fin de la journée. Orientation du public en français et en espagnol : Gestion des flux d’élèves vers leur salle de cours (notamment lors de leur première séance). Gestion des invités ou usagers lors de manifestations à l’Institut. Orientation des publics vers les services. Transmission des contacts adéquats, à l’Institut ou à l’ambassade. Accueil et information du public (physique, téléphonique et courrier) en français et en espagnol : 1er filtre d’information et/ou orientation vers le service concerné : réponse téléphoniques et mail pour les questions et courriels nécessitant un 1er niveau d’information, transmission des messages aux services lorsqu’un 2ème niveau d’information est nécessaire. Coordination avec les différents services pour un filtrage et une communication optimale vers les différents publics (étudiants, professionnels, etc.) : participation aux réunions des services, accès aux applications métiers, actualisation des réponses-type, participation à l’actualisation des informations du site internet, etc. Révision des messages sur la boite vocale du serveur et traitement des réponses ; traitement particulier des appels en provenance de France qui requièrent une mise en contact immédiate. Acheminement rapide du courrier déposé à l’accueil vers les services. Le cas échéant traitement du courrier lorsqu’il s’agit d’un 1er niveau d’information à fournir. Précisions information du public pour les activités, cours, examens et Campus France : S’il s’agit de cours et examens : donner toutes les informations disponibles sur la page web et celles indiquées par les différents services (niveaux, types de cours et examens disponibles, etc.) ; pour les cours, donner les feuillets d’information, horaires, tarifs, réductions sur justificatifs, professeurs ; donner toute l’information nécessaire sur la procédure d’inscription, les modalités de paiement et personnes à contacter ; vérification sur le logiciel Arc-en-Ciel de l’achat des livres et remise aux élèves. S’il s’agit d’études en France et de bourses : donner les coordonnées du site web CampusFrance et la procédure de rendez-vous avec le bureau CampusFrance. S’il s’agit de projets ou de demande de rendez-vous avec les services, coordonner avec les secrétariats concernés. Gestion administrative : Suivi des contacts des différents services, notamment pour les cours, examens et Campus France, relances et démarchage pour inscriptions et réinscriptions. Mise en forme d’enquêtes sur les publics de l’Institut pour les différents services. Actualisation et gestion de bases de données sur les publics de l’Institut, en lien avec les services.
Intérêts, contraintes, difficultés du poste	Bonne présentation Fonction transversale à toutes les activités de l’Institut Bon niveau de français (B2 minimum) Horaires décalés
COMPETENCES REQUISES SUR LE POSTE
Profil du poste	Savoir-faire : Être rigoureux et organisé Bonne maîtrise des outils informatiques de base (Word, Excel), aisance pour assimiler le fonctionnement d’applications métiers utilisées par les différents services Capacité d’assimilation d’une quantité importante d’information des différents services Bonne maîtrise de la langue française lue, parlée et écrite (niveau B2 minimum) Savoir-être : Ponctualité Discrétion Réactivité Calme devant l’urgence et le public difficile Aisance de communication avec tout type d’interlocuteur Ouverture d’esprit et intérêt pour la culture française