Ofrecemos puesto de recepcionista

IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Cargo	Recepción e información del publico
Naturaleza del cargo	Recepción, orientación e información del público
Horario	24h/semana en las mañanas
Salario	411.840 pesos/mes
Contrato	Contrato a plazo fijo (12 meses) de derecho local
Fecha límite de envío de las candidaturas	Envíe su Curriculum Vitae y una carta de presentación en francés y en español a a.verga@institutofrances.cl y a.dressler@institutofrances.cl hasta el miércoles 30 de marzo de 2022 incluido. Oferta reservada exclusivamente a personas residentes en Chile con permiso de trabajo.
Fecha previsional de entrada en funciones	11/04/2022
PRESENTACIÓN DEL SERVICIO
Misión principal del servicio	Recepción del público y del personal del Instituto.
Composición del servicio	Servicio técnico compuesto por 1 intendente, 1 responsable de informática, 2 personas de recepción, 1 personal de limpieza.
Posicionamiento del agente en el organigrama del servicio	Supervisado por el intendente y el secretario general (en su ausencia, su asistente).
TAREAS Y ACTIVIDADES DEL PUESTO
Misión principal	Recepción/seguimiento del público y del personal del Instituto, 1er punto de entrada físico y a distancia (teléfono, correo, otros…). para la información / orientación del público sobre todos los sectores y, en particular, sobre los cursos, los exámenes y Campus France.
Tareas y actividades del puesto	Apertura y cierre de los locales; recepción del personal del Instituto: Puesta en funcionamiento del establecimiento: conexión y/o desconexión de la alarma; apertura y/o cierre de los despachos, de las luces, aireación de los locales, custodia de las llaves (armario en la recepción); comprobación, supervisión de los espacios públicos interiores y exteriores (especialmente en cuanto a la limpieza), comunicación de las averías al responsable del servicio técnico. Llevar el registro de asistencia del personal del Instituto: asegurarse de que el registro sea firmado por el personal al principio y al final de la jornada. Orientación del público en francés y español: Gestionar el flujo de estudiantes a sus aulas (especialmente durante su primera sesión). Gestión de invitados o usuarios durante los eventos en el Instituto. Orientación de los públicos hacia los servicios. Transmitir los contactos pertinentes al Instituto o a la embajada. Recepción e información del público (física, telefónica y por correo) en francés y español: 1er filtro de información y/o derivación al servicio correspondiente: respuesta telefónica y por correo electrónico para las preguntas y correos electrónicos que requieran un 1er nivel de información, transmisión de mensajes a los servicios cuando se requiera un 2º nivel de información. Coordinación con los distintos departamentos para un filtro óptimo y comunicación con los distintos públicos (estudiantes, profesionales, etc.): participación en las reuniones de los departamentos, acceso a las aplicaciones empresariales, actualización de las respuestas estándar, participación en la actualización de la información en la página web, etc. Revisión de los mensajes en el buzón de voz del servidor y procesamiento de las respuestas; tratamiento especial de las llamadas de Francia que requieren un contacto inmediato. Enrutamiento rápido del correo depositado en la recepción hacia los departamentos. Si es necesario, el tratamiento del correo cuando se trata de un primer nivel de información que debe proporcionarse. Detalles de la información pública para los cursos, exámenes y Campus France: En el caso de los cursos y exámenes: facilitar toda la información disponible en la página web y la indicada por los distintos departamentos (niveles, tipos de cursos y exámenes disponibles, etc.); para los cursos, facilitar las hojas informativas, los horarios, las tarifas, los descuentos en las pruebas, los profesores; facilitar toda la información necesaria sobre el procedimiento de inscripción, las formas de pago y las personas de contacto; comprobar el programa informático Arc-en-Ciel para la compra de libros y entregarlos a los alumnos. Si se trata de estudios en Francia y de becas: indique los datos de contacto de la página web de CampusFrance y el procedimiento para concertar una cita con la oficina de CampusFrance. Para los proyectos o solicitudes de citas con los departamentos, coordínese con las secretarías correspondientes. Gestión administrativa: Seguimiento de los contactos con los distintos departamentos, en particular para los cursos, los exámenes y Campus France, recordatorios y búsqueda de inscripciones y reinscripciones. Formulación de encuestas sobre el público del Instituto para los distintos departamentos. Actualizar y gestionar las bases de datos de los públicos del Instituto, en colaboración con los departamentos.
Intereses, limitaciones, dificultades del trabajo	Buena presentación Función transversal para todas las actividades del Instituto Buen nivel de francés (mínimo B2) Horario de trabajo escalonado
COMPETENCIAS REQUERIDAS PARA EL TRABAJO
Perfil del puesto	Habilidades profesionales: Ser riguroso y organizado Buen dominio de las herramientas informáticas básicas (Word, Excel), capacidad para asimilar el funcionamiento de las aplicaciones empresariales utilizadas por los distintos departamentos Capacidad para asimilar una gran cantidad de información de diferentes departamentos Buen dominio del idioma francés, leído, hablado y escrito (nivel mínimo B2) Habilidades de comportamiento: Puntualidad Discreción Reactividad Calma ante la urgencia y los públicos difíciles Buena capacidad de comunicación con todo tipo de interlocutores Apertura de mente e interés por la cultura francesa